10 goldene Regeln für eine gelungene Konferenz

Selbstverständlich kann man eine Konferenz, eine Gala, ein Seminar oder ein einfaches Firmenjubiläum einem Eventmanager anvertrauen oder die Planung gänzlich dem Team der gewählten Location überlassen.

Um als Gastgeber keine unangenehmen Überraschungen zu erleben oder in letzter Minute noch eine Menge Änderungen veranlassen zu müssen, wäre es gut, wenn man sich zu den folgenden 10 Punkten trotzdem eigene Gedanken macht!

Welche Veranstaltung braucht welche Regeln?

Es ist ein Irrglaube, zu denken, dass eine Firmenkonferenz oder ein internes Seminar, eine Weiterbildungsveranstaltung oder auch nur ein kleines Meeting innerhalb der Führungsebene der Firma, keine besonderen Voraussetzungen hat.

Ein Raum, ein Kaffee- und Snack-Buffet sowie Technik nach Bedarf und schon kann die Veranstaltung losgehen? Falsch gedacht!

Wie viele Forschungen aus den Sozialwissenschaften belegen, können konstruktive Ansätze, neue Lehrstoffe und erweitertes Wissen durch einen gelungenen und angepassten Rahmen zur Weiterentwicklung einer Firma oder Interessengruppe besser beitragen. Wir zeigen auf, warum, nicht nur worüber, Sie sich als Gastgeber oder Veranstalter ein paar Gedanken machen sollten!

10 goldene Regeln und ihr Hintergrund!

• Welche Art Veranstaltung genau planen Sie?

Auch wenn die weiteren Regeln für alle Arten von Veranstaltungen gelten, muss zuerst festgelegt, welchen Event Sie wirklich planen. Konferenzen, Seminare, Meetings oder Incentives bestimmen die Möglichkeiten aus den weiteren Punkten.

• Welches Ziel verfolgt die Veranstaltung?

Teambuilding bietet vielfältigere Möglichkeiten für die Auswahl von Locations, als dies insbesondere eine Konferenz tut, die zum Kennenlernen und Kontakte knüpfen gedacht ist. Ein Seminar kann neues Wissen vermitteln oder dazu dienen aus angesammeltem Wissen die besten und kreativsten Ideen herauszufinden!

• Welcher Art sind die Teilnehmer?

Kommen Mitarbeiter oder Gäste aus aller Herren Länder? Diese Frage bestimmt auch, ob Übernachtungsmöglichkeiten Teil der Veranstaltungsplanung sind. Anreisen müssen mit der Terminplanung übereinstimmen. Kommen Gäste aus Übersee mit Begleitung und benötigen diese Partner zusätzliches Programm? Selbst die Auswahl der Speisen und Getränke kann von der Art der Teilnehmer abhängen. Geschäftspartner möchte man vielleicht eher kulinarisch verwöhnen, als man dies landläufig leider mit seinen Mitarbeitern macht!

• Wie lange wird die Veranstaltung dauern?

Handelt es sich nur um ein kurzes Treffen von einem halben Tag, stehen meist viel mehr Locations zur Auswahl, als wenn es sich um ein mehrtätiges Seminar oder eine international besetzte Konferenz handeln sollte!

• Braucht die Veranstaltung mehrere Räume und Möglichkeiten?

Konferenzen, Meetings und Seminare ebenso wie Galas und andere gesellschaftliche Veranstaltungen können sich auch auf mehrere Räume verteilen. Ein großer Saal und eine kuschelige Lounge? Ein Konferenzraum und ein Rückzugsort für anfallende Kurzbesprechungen? Diese Dinge können die Auswahl der Locations begrenzen!

• Braucht es ein Rahmenprogramm?

Selbst firmeninterne Seminare können mit einem Rahmenprogramm ausgestattet werden. Zumal, wenn Ihr Unternehmen Zweigniederlassungen in anderen Ländern besitzt und auch von dort Mitarbeiter kommen sollen. Ein Begrüßungsabend für ein erstes Kennenlernen vor einem Seminar über Innovationen im Unternehmen? Ein gemeinsames Abendessen, um die Kontakte zu vertiefen und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und gerne auch Geschäftspartnern weiter zu intensivieren?

• Welche Technik ist notwendig?

Auch wenn es heute üblich ist viel Technik anzumieten, um so auch Outdoor-Veranstaltungen möglich zu machen oder alte Palais und Schlösser kurzfristig in ein Konferenzzentrum zu verwandeln, so ist dies doch ein nicht unerheblicher Kostenpunkt. Hotels und Locations mit Spezialisierung auf Veranstaltungen bieten oft fest verbaute Technik, welche Kabelsalat quer über die grüne Wiese verhindert.

• Welche Location passt zur Veranstaltung, zu den Teilnehmern und zu Ihnen als Gastgeber?

Haben Sie alle anderen Punkte festgelegt, dann können alle Locations ausgeschlossen werden, welche den Anforderungen an Technik und Platzbedarf nicht entsprechen. Die übrigen Orte, Hotels oder Konferenzcenters können nun anhand von Übernachtungs- und Anreisemöglichkeiten weiter eingeschränkt werden. Dabei sollte immer auch bedacht werden, welches Rahmenprogramm geboten wird. Eventuell verführt ein Hotel im Stadtzentrum dazu, dass sich die Teilnehmer der Veranstaltung anderen Vergnügungen zuwenden möchten, welche in der direkten Umgebung liegen!

• Welches Budget haben Sie für Ihre Veranstaltung geplant?

Für gewöhnlich hat ein Unternehmer oder Gastgeber eine Summe im Hinterkopf, welche er fest für seine Veranstaltung eingeplant hat. Zumeist gibt es auch noch eine variable Summe, auf welche zugegriffen werden kann, wenn sich besonders Erfolg versprechende Möglichkeiten im Zuge der Planung eröffnen. Halten Sie an Ihrem fixen Budget fest und geben Sie Ihre eventuell zusätzlichen Möglichkeiten niemals im Vorfeld bekannt. Ein Eventplaner wird dieses nur allzu gerne nutzen!

• Feedback für die Veranstaltung zu Beginn einplanen!

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, den Erfolg einer Veranstaltung zu messen. Eine Charity Gala erreicht eine zuvor festgesetzte, aber nicht veröffentlichte Summe, um ein Beispiel zu verwenden. Mitarbeiter können direkt im Anschluss an ein Seminar befragt werden oder erst zwei Wochen danach, um auch gleich zu erfahren, ob eventuell neues Wissen um- und eingesetzt werden konnte!

Reihenfolge beachten oder querbeet?

Wir haben die Reihenfolge durchaus bedacht und wissen, dass es für viele Unternehmer und Gastgeber merkwürdig ist, dass das Budget erst an vorletzter Stelle kommt. Wir wissen aber auch, aus langjähriger Erfahrung, wie Firmen und Gesellschaften budgetieren und dass es für das Seminar der Mitarbeiter bis hin zur Weihnachtsfeier feste und flexible Budgetposten gibt.

Unsere Reihenfolge soll Ihre Veranstaltung erfolgreich machen. Dies gelingt auch mitten in Berlin, mit einem bescheidenen Budget, hat man sich die richtigen Ziele gesetzt.